Tietoa evästeistä
Sydäntutkimussäätiön tietosuojaseloste
Sydäntutkimussäätiön seloste tietosuoja-asetuksen mukaisista rekisteritietojen käsittelytoimista
1. REKISTERINPITÄJÄ JA SEN EDUSTAJA
Sydäntutkimussäätiö sr toimii henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevan lainsäädännön
tarkoittamana rekisterinpitäjänä. Säätiön osoite on PL 50 (Oltermannintie 8), 00621 Helsinki.
Rekisterinpitäjän edustajana ja tietosuojavastaavana toimii säätiön asiamies Arto Ristola,
toimisto@sydantutkimussaatio.fi, p. 09 752 752 34.
2. KÄSITTELYN TARKOITUS
Sydäntutkimussäätiö käsittelee henkilöitä koskevaa rekisteritietoa täyttääkseen sääntöjen mukaista
tehtäväänsä eli tukeakseen sydän- ja verisuonitautien tieteellistä tutkimustyötä ja sen tulosten
tunnetuksi tekemistä myöntämällä apurahoja ja palkintoja alan tutkimuksen hyväksi sekä
välittääkseen tietoa toiminnastaan eri tahoille.
Säätiö on sitoutunut noudattamaan toimiessaan voimassaolevaa henkilötietojen käsittelyyn ja
tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä. Säätiö ei käsittele arkaluonteisia henkilötietoja.
Rekisteritietojen käsittelyssä ei sovelleta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
3. KUVAUS REKISTERIRYHMISTÄ JA REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Sydäntutkimussäätiö kerää ja käyttää henkilötietoja seuraavissa henkilörekistereissä:
a. apurahajärjestelmä (apurahanhakijat ja -saajat, palkinnonsaajat)
Apurahanhakijoiden ja -saajien osalta rekisteritietojen keräämisen oikeusperusteena
sovelletaan oikeutetun edun perustetta: ilman tietojen keräämistä apurahahakemusten
vastaanotto ja käsittely sekä apurahojen maksaminen ja seuranta eivät ole mahdollista. Tiedot
kerätään apurahanhakijoiden osalta hakemuslomakkeesta. Apurahansaajien osalta täydentävät
tiedot saadaan maksatushakemuksesta. Vuoden 2019 apurahahausta alkaen hakuohjeistuksen
yhteydessä selvitetään hakijalle apuraharekisteriin liittyvät pääkohdat.
Apurahanhaun käynnistymisestä tiedotetaan lehti-ilmoituksin, säätiön verkkosivuilla ja Auroratietokannassa. Apurahanhakijalta kerätään apurahajärjestelmään hakemuksen jättämisen
yhteydessä seuraavat henkilötiedot: nimi, syntymävuosi, sukupuoli, oppiarvo, postiosoite,
kotipaikka, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Lisäksi apurahajärjestelmään tallentuvat
tutkimushankkeen sisältöä kuvaavat tiedot. Näitä tietoja käytetään apurahahakemuksen
käsittelyn yhteydessä, jolloin säätiön tieteellisen asiantuntijavaliokunnan jäsenet pääsevät
henkilökohtaisten salasanojen avulla näkemään kyseiset tiedot. Tieteellinen
asiantuntijavaliokunta arvioi ja pisteyttää hakemukset. Säätiön linjauksen mukaan
asiantuntijalautakunnan jäsenten hakijoille antamia pisteitä tai kommentteja ei anneta
apurahaa hakeneiden tai kenenkään muunkaan ulkopuolisen tietoon. Säätiön hallitus päättää
apurahojen jakamisesta valiokunnan esityksen perusteella. Apurahaa hakeneille tiedotetaan
SYDÄNTUTKIMUSSÄÄTIÖN TIETOSUOJASELOSTE
säätiön apurahapäätöksestä sähköpostiviestillä, joka lähetetään hakemuksessa annettuun
sähköpostiosoitteeseen.
Apurahansaajan tai hänen työryhmänsä jäsenen osalta kerätään edellä mainittujen tietojen
lisäksi maksatushakemuksen jättämisen yhteydessä seuraavat täydentävät tiedot:
henkilötunnus ja pankkiyhteystiedot. Apurahapäätösten teon jälkeen säätiö on tietyin
edellytyksin velvollinen ilmoittamaan apurahansaajien henkilötiedot ja apurahojen suuruudet
eläkevakuutusyhtiölle ja verottajalle.
Säätiön myöntämien palkinnonsaajien osalta kerätään apurahajärjestelmään seuraavat
henkilötiedot: nimi, henkilötunnus, oppiarvo, postiosoite, kotipaikka, sähköpostiosoite,
puhelinnumero ja pankkiyhteystiedot. Palkintopäätösten teon jälkeen säätiö on tietyin
edellytyksin velvollinen ilmoittamaan palkinnonsaajan henkilötiedot ja palkinnon suuruuden
eläkevakuutusyhtiölle ja verottajalle. Lisäksi säätiö ylläpitää luetteloa jakamiensa palkintojen,
mitalien ja muiden huomionosoitusten saajista. Luettelo käsittää nimitiedon sekä
myöntöajankohdan.
Apurahansaajien ja palkinnonsaajien nimet, oppiarvot, tutkimusaiheet ja apurahan tai
palkinnon määrä julkaistaan säätiön kotisivuilla. Tämän perusteena on yleinen etu ja avoimuus:
yhteiskunnan tulee saada tietää, mihin säätiöt varojaan käyttävät.
b. säätiön luottamushenkilöt ja työntekijät
Luottamushenkilöiden ja työntekijöiden osalta rekisteritietojen keräämisen oikeusperusteena
sovelletaan säätiölain ja muun lainsäädännön velvoitteita sekä oikeutetun edun perustetta.
Tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään.
Luottamushenkilöitä ja työntekijöiltä kerätään seuraavat tiedot: nimi, arvo/ammatti,
henkilötunnus, postiosoite, verotuskunta, pankkiyhteystiedot, puhelinnumero ja
sähköpostiosoite.
Rekisterin tietoja käytetään Patentti- ja rekisterihallitukselle ja muille viranomaisille
toimitettavaa säätiön toiminnan raportointia varten sekä säätiön maksamien
kokouspalkkioiden (luottamushenkilöt) ja palkan (työntekijät) maksamiseen.
c. lähipiirirekisteri
Lähipiirin osalta rekisteritietojen keräämisen oikeusperusteena sovelletaan säätiölain
velvoitteita. Säätiön luottamushenkilöiltä ja työntekijöiltä kerätään tiedot henkilön
raportointivelvollisuuden alaisesta lähipiiristä.
Säätiön lähipiiriin kuuluvista kerätään seuraavat tiedot: nimi, syntymäaika ja henkilön
määräysvallassa olevat yhteisöt ja säätiöt sekä näiden Y-tunnus.
SYDÄNTUTKIMUSSÄÄTIÖN TIETOSUOJASELOSTE
Lähipiirirekisterin tietoja käytetään selvittämään säätiön myöntämien apurahojen ja muiden
säätiön suorittamien maksujen mahdollinen kohdentuminen säätiön lähipiirille.
d. yhteystietorekisteri (juhlakutsut, lahjoittajien edustajat, uutiskirje yms.)
Yhteystietorekisterin osalta rekisteritietojen keräämisen oikeusperusteena sovelletaan
henkilöiden suostumusta. Tiedot kerätään henkilöiden oman ilmoituksen perusteella.
Yhteystietorekisteriin kerätään seuraavia tietoja: nimi, sähköpostisoite ja/tai postiosoite.
Rekisterin tietoja käytetään kutsu- ja kiitoskirjeiden lähettämiseen sekä säätiön uutiskirjeen
lähettämiseen.
Rekisteröidyn oikeudet hänen tietojaan sisältävän rekisterin osalta:
tiedonsaantioikeus
tarkastusoikeus
oikeus tietojen oikaisuun
tietojen siirto-oikeus
tietojen poisto-oikeus
käsittelyn rajoittamisoikeus
käsittelyn vastustamisoikeus
oikeus olla joutumatta merkittäviä vaikutuksia aiheuttavan automaattisen päätöksenteon
kohteeksi.
Jos rekisteröity haluaa vedota em. oikeuksiin, hänen tulee ottaa yhteyttä säätiön
tietosuojavastaavaan. Yhteystiedot ovat tämän selosteen alussa.
4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT JA KÄYTTÄJÄT
a. apurahajärjestelmä (apurahanhakijat ja -saajat): säätiön asiamies, taloushallinnon
apurahamaksatuksia hoitava sihteeri sekä apurahajärjestelmän tekniikasta vastaavan
Datalink Oy:n yhteyshenkilöt (keskinäinen sopimus) sekä taloushallinnon järjestelmästä
vastaavan Visma Oy:n yhteyshenkilöt (sopimus), hakemustietojen osalta tietoja käsittelevät
myös säätiön tieteellisen asiantuntijavaliokunnan jäsenet sekä apurahansaajien osalta
säätiön hallitus
b. säätiön luottamushenkilöt ja työntekijät: säätiön asiamies ja taloushallinnon työntekijät sekä
taloushallinnon järjestelmästä vastaavan Visma Oy:n yhteyshenkilöt (sopimus)
c. lähipiirirekisteri: säätiön asiamies
SYDÄNTUTKIMUSSÄÄTIÖN TIETOSUOJASELOSTE
d. yhteystietorekisteri (juhlakutsut, lahjoittajien edustajat, uutiskirje yms.): säätiön asiamies ja
taloushallinnon työntekijät, uutiskirjeen osalta uutiskirjealustan toimittaja Creamailer Oy
(sopimus)
Säätiön rekisteritiedot sijaitsevat tietoturvasuojatulla palvelimella, johon on pääsy vain niillä
henkilöillä, joilla on työtehtäviensä puolesta tarve käsitellä kyseisiä tietoja. Säätiö ja henkilötietoja
käsittelevät työntekijät ovat sitoutuneet noudattamaan voimassaolevaa henkilötietojen käsittelyyn
ja tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä. Säätiön ulkopuolisten toimijoiden osalta tästä on
varmistuttu sopimuksin. Säätiö ei käsittele arkaluonteisia henkilötietoja.
5. HENKILÖTIETOJEN SIIRTO KOLMANTEEN MAAHAN TAI KANSAINVÄLISELLE JÄRJESTÖLLE
Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolisiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.
6. TIETORYHMIEN POISTAMISEN SUUNNITELLUT MÄÄRÄAJAT
a. Apurahajärjestelmän tiedot ovat vain sähköisessä muodossa. Rekisterinpitäjän
apurahatoiminnan mahdollistamiseksi ja kehittämiseksi, historiatietojen tallentamiseksi ja
avoimuuden varmistamiseksi sekä apurahanhakijan aiemman apurahahistorian selvittämiseksi
apurahajärjestelmän sisältämät henkilötiedot säilytetään myönnettyjen apurahojen osalta
pysyvästi. Historiatietojen säilyttämisen ja valvonnallisten syiden vuoksi kielteisen päätöksen
saaneiden hakemusten tiedot säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan.
b. Säätiön luottamushenkilöt ja työntekijät: tiedot säilytetään pysyvästi säätiön historiatietojen
tallentamiseksi.
c. Lähipiirirekisteri: tiedot säilytetään pysyvästi säätiön historiatietojen tallentamiseksi.
d. Yhteystietorekisteri: tiedot säilytetään pysyvästi tai kunnes yhteystieto vanhenee/päättyy.